Máy photocopy có tuổi thọ cao hay thấp không chỉ phụ thuộc vào thương hiệu, model hay việc máy mới hay đã qua sử dụng. Trong thực tế, cách sử dụng và bảo quản máy photocopy hàng ngày ảnh hưởng rất lớn đến độ ổn định, chất lượng bản in và tần suất phát sinh sự cố.
Một chiếc máy được đặt trong môi trường phù hợp, sử dụng đúng công suất, vệ sinh và bảo dưỡng định kỳ có thể vận hành ổn định trong thời gian dài. Ngược lại, ngay cả máy mới cũng có thể nhanh xuống cấp nếu thường xuyên bị quá tải, sử dụng giấy ẩm, mực không phù hợp hoặc không được kiểm tra định kỳ.
Vậy cách bảo quản máy photocopy như thế nào để sử dụng bền lâu? Dưới đây là 8 kinh nghiệm MTP tổng hợp giúp doanh nghiệp và người sử dụng hạn chế những lỗi thường gặp trong quá trình vận hành.
Vì sao cần bảo quản máy photocopy đúng cách?
Máy photocopy là thiết bị có nhiều bộ phận cơ khí, điện tử và vật tư tiêu hao hoạt động đồng thời. Trong quá trình in, một số khu vực của máy có thể sinh nhiệt và các bộ phận như cụm sấy, drum, lô kéo giấy… phải làm việc liên tục.
Nếu môi trường đặt máy không phù hợp hoặc thiết bị không được sử dụng đúng cách, máy có thể gặp các vấn đề như:
- Kẹt giấy thường xuyên.
- Bản in xuất hiện sọc hoặc chấm.
- Chữ in bị mờ hoặc không đều.
- Giấy bị nhăn sau khi in.
- Máy phát ra tiếng động bất thường.
- Linh kiện nhanh hao mòn.
- Máy thường xuyên báo lỗi.
- Hiệu suất in giảm theo thời gian.
Bảo quản tốt không có nghĩa là máy sẽ không bao giờ hỏng. Mục tiêu chính là giảm những tác nhân gây hao mòn không cần thiết, phát hiện sớm bất thường và duy trì máy trong điều kiện vận hành phù hợp.
8 cách bảo quản máy photocopy hiệu quả
Để máy photocopy duy trì hiệu suất ổn định, hạn chế kẹt giấy, lỗi bản in và tình trạng linh kiện xuống cấp sớm, người dùng cần chú ý đến cách sử dụng và bảo quản thiết bị ngay từ những thao tác hằng ngày. Từ vị trí đặt máy, chất lượng giấy và mực in đến tần suất sử dụng, vệ sinh và bảo trì đều có thể ảnh hưởng đến tuổi thọ của thiết bị. Dưới đây là 8 cách bảo quản máy photocopy hiệu quả mà bạn có thể áp dụng để giúp máy vận hành bền bỉ và hạn chế những sự cố không đáng có.
1. Đặt máy photocopy ở vị trí khô ráo, thông thoáng
Vị trí lắp đặt là yếu tố đầu tiên cần chú ý khi muốn kéo dài tuổi thọ máy photocopy.
Nên đặt máy trên bề mặt bằng phẳng, chắc chắn và ở khu vực thông thoáng. Tránh những nơi có độ ẩm cao, nhiều bụi hoặc ánh nắng chiếu trực tiếp trong thời gian dài.
Đồng thời, không nên kê máy quá sát tường hoặc đặt đồ vật che kín các khe thông gió. Khoảng cách cụ thể nên tuân theo hướng dẫn lắp đặt của từng model và nhà sản xuất.
Đặc biệt, không phủ vải, nilon hoặc vật liệu kín lên máy khi thiết bị đang hoạt động.
Một vị trí tốt nên đáp ứng các điều kiện:
Khô ráo – sạch bụi – thông thoáng – nền chắc chắn – nguồn điện thuận tiện.
Đây là một trong những cách bảo quản máy photocopy đơn giản nhưng thường bị các văn phòng bỏ qua.
2. Kiểm tra giấy trước khi đưa vào máy
Không ít trường hợp máy photocopy bị kẹt giấy xuất phát từ chính giấy in chứ không phải linh kiện bên trong máy.
Trước khi cho giấy vào khay, người sử dụng nên kiểm tra:
- Giấy có bị ẩm hay không.
- Mép giấy có cong, rách hoặc nhàu không.
- Có ghim bấm, kẹp giấy hoặc dị vật hay không.
- Khổ giấy đã đúng với thiết lập của khay chưa.
- Giấy có nằm đúng thanh căn chỉnh của khay không.
- Định lượng giấy có phù hợp với model máy hay không.
Đặc biệt trong điều kiện thời tiết độ ẩm cao, giấy có thể hút ẩm, các tờ dễ bám vào nhau và làm tăng nguy cơ kéo nhiều tờ hoặc kẹt giấy.
Nếu sử dụng lại giấy đã in một mặt, cần đảm bảo giấy còn phẳng, sạch và phù hợp với hướng dẫn của thiết bị.
3. Vệ sinh máy photocopy đúng cách
Bụi giấy, bụi mực và bụi từ môi trường có thể tích tụ trong quá trình sử dụng. Vì vậy, vệ sinh là một phần quan trọng trong việc bảo quản máy.
Người sử dụng thông thường có thể làm sạch nhẹ nhàng những khu vực bên ngoài như:
- Vỏ máy.
- Mặt kính scan.
- Khay giấy.
- Khu vực nhận bản in.
- Màn hình điều khiển.
Nên sử dụng khăn mềm phù hợp và thực hiện theo hướng dẫn vệ sinh của nhà sản xuất.
Đối với các bộ phận bên trong như drum, cụm sấy, hệ thống quang học hoặc các cụm truyền động, không nên tự ý tháo vệ sinh nếu không có chuyên môn.
Việc tháo lắp không đúng kỹ thuật đôi khi không giúp máy sạch hơn mà còn có thể làm hỏng linh kiện hoặc ảnh hưởng đến chất lượng bản in.
4. Không đặt đồ ăn, nước uống hoặc vật nhỏ lên máy
Một cốc cà phê đặt trên máy photocopy tưởng như vô hại nhưng lại tiềm ẩn rủi ro khá lớn.
Nếu chất lỏng đổ vào bên trong thiết bị, các bo mạch hoặc linh kiện điện có thể bị ảnh hưởng. Vụn thức ăn cũng có thể thu hút côn trùng, gây mất vệ sinh khu vực đặt máy.
Ngoài ra, không nên đặt các vật nhỏ như: ghim bấm, kẹp giấy, ốc vít, kim loại nhỏ…
trên bề mặt máy. Nếu những vật này vô tình rơi vào đường giấy hoặc bên trong thiết bị, chúng có thể gây kẹt hoặc làm hư hại các bộ phận liên quan.
Tốt nhất nên dành một khu vực riêng cho máy photocopy và giữ bề mặt máy luôn gọn gàng.
5. Không sử dụng máy vượt công suất trong thời gian dài
Mỗi model máy photocopy được thiết kế cho một mức tải và sản lượng nhất định.
Một chiếc máy dành cho văn phòng nhỏ sẽ không phù hợp nếu thường xuyên phải xử lý khối lượng tài liệu rất lớn trong môi trường sản xuất.
Nếu doanh nghiệp liên tục vận hành máy ở mức tải không phù hợp, một số linh kiện có thể hao mòn nhanh hơn và tần suất phát sinh sự cố cũng có thể tăng.
Vì vậy, khi lựa chọn máy nên xác định trước:
- Nhu cầu: Yếu tố cần quan tâm
- Sản lượng thấp: Máy văn phòng nhỏ
- Sản lượng trung bình: Máy đa chức năng công suất phù hợp
- Sản lượng lớn: Máy tốc độ cao, thiết kế cho tải lớn
- In tài liệu A3: Máy hỗ trợ A3
- In màu thường xuyên: Máy photocopy màu
- Scan nhiều tài liệu: Ưu tiên ADF/DADF và tốc độ scan
Nếu doanh nghiệp thường xuyên phải chia nhỏ công việc hoặc chờ máy nghỉ do khối lượng tài liệu quá lớn, đó có thể là dấu hiệu cần đánh giá lại công suất thiết bị.
6. Sử dụng mực và linh kiện phù hợp với máy
Mực photocopy không đơn giản chỉ là một loại bột tạo chữ trên giấy. Mỗi dòng máy có yêu cầu về vật tư và mực tương thích khác nhau.
Sử dụng mực không đúng chủng loại hoặc vật tư kém chất lượng có thể gây ảnh hưởng đến chất lượng bản in và hoạt động của thiết bị.
Các vấn đề có thể gặp gồm:
- Bản in quá đậm hoặc quá nhạt.
- Nền bản in bị bẩn.
- Mực bám không đều.
- Hao mực bất thường.
- Ảnh hưởng đến một số cụm linh kiện liên quan.
Tương tự, khi cần thay drum, lô sấy, lô kéo giấy hoặc các vật tư khác, nên lựa chọn sản phẩm có nguồn gốc rõ ràng và phù hợp với model đang sử dụng.
Không nên chỉ lựa chọn vật tư dựa trên tiêu chí giá rẻ.
7. Sử dụng nguồn điện ổn định và bật/tắt máy đúng cách
Máy photocopy, đặc biệt là các dòng công suất lớn, cần nguồn điện phù hợp theo thông số kỹ thuật của nhà sản xuất.
Không nên liên tục bật – tắt nguồn chính trong khoảng thời gian rất ngắn. Nếu máy đang thực hiện quá trình xử lý hoặc tắt hệ thống, hãy chờ thiết bị hoàn tất trước khi thao tác tiếp.
Khi cần tháo lắp hoặc can thiệp vào bộ phận bên trong, người không có chuyên môn nên dừng lại và liên hệ kỹ thuật viên thay vì tự xử lý.
Nếu máy không được sử dụng trong thời gian dài, việc ngắt nguồn cần thực hiện theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất/model thiết bị.
Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra hệ thống điện nếu thường xuyên xuất hiện tình trạng điện áp không ổn định, mất điện đột ngột hoặc thiết bị tự khởi động lại.
8. Bảo trì máy photocopy định kỳ
Đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất để kéo dài tuổi thọ máy photocopy.
Bảo trì không nên chỉ thực hiện sau khi máy đã hỏng.
Kiểm tra định kỳ giúp kỹ thuật viên đánh giá tình trạng các bộ phận, vệ sinh những khu vực cần thiết và phát hiện dấu hiệu hao mòn trước khi chúng trở thành sự cố nghiêm trọng.
Tần suất bảo trì không nên áp dụng cứng nhắc cho tất cả máy. Nó phụ thuộc vào:
- Model máy.
- Sản lượng bản in.
- Tuổi thiết bị.
- Điều kiện môi trường.
- Tần suất sử dụng.
- Khuyến nghị của nhà sản xuất.
Ví dụ, một máy photocopy hoạt động trong văn phòng nhỏ sẽ có nhu cầu bảo trì khác với máy phục vụ nhà máy và thường xuyên xử lý hàng chục nghìn bản in.
Những dấu hiệu cho thấy máy photocopy cần được kiểm tra
Ngoài bảo dưỡng định kỳ, người sử dụng nên chú ý đến những thay đổi bất thường trong quá trình vận hành.
Bạn nên liên hệ kỹ thuật viên khi xuất hiện tình trạng:
Máy liên tục kẹt giấy: Nếu thay giấy phù hợp nhưng tình trạng vẫn lặp lại, cần kiểm tra đường giấy hoặc các bộ phận kéo giấy.
Bản in xuất hiện sọc: Có thể liên quan đến drum, hệ thống quang học hoặc những bộ phận khác tùy model.
Bản in mờ bất thường: Cần kiểm tra vật tư, cài đặt và hệ thống tạo ảnh.
Máy có tiếng kêu lạ: Không nên tiếp tục cố vận hành với sản lượng lớn khi chưa xác định nguyên nhân.
Xuất hiện mùi bất thường hoặc máy quá nóng: Nên dừng sử dụng và liên hệ người có chuyên môn để kiểm tra.
Phát hiện và xử lý sớm thường tốt hơn việc tiếp tục sử dụng cho đến khi máy dừng hoạt động hoàn toàn.
Những sai lầm khiến máy photocopy nhanh xuống cấp
Bên cạnh 8 cách bảo quản trên, doanh nghiệp cũng nên tránh một số thói quen phổ biến:
- Đổ mực không phù hợp chỉ vì giá rẻ.
- Tiếp tục in khi máy liên tục báo lỗi.
- Giật mạnh giấy khi xảy ra kẹt.
- Dùng giấy ẩm hoặc giấy quá nhăn.
- Để máy ở môi trường nhiều bụi.
- Tự tháo drum hoặc cụm sấy khi không có chuyên môn.
- Không bảo trì trong thời gian dài.
- Sử dụng máy vượt xa công suất phù hợp.
- Đặt đồ uống và vật kim loại nhỏ trên máy.
Một lỗi nhỏ nếu được xử lý đúng lúc thường dễ khắc phục hơn. Nhưng nếu tiếp tục vận hành máy trong tình trạng bất thường, sự cố có thể ảnh hưởng đến các bộ phận liên quan.
Một chiếc máy photocopy bền không chỉ phụ thuộc vào việc ban đầu bạn mua máy mới hay máy đã qua sử dụng. Cách vận hành và bảo dưỡng trong suốt vòng đời thiết bị mới là những yếu tố có ảnh hưởng lớn đến độ ổn định lâu dài.
Thực hiện tốt 8 cách bảo quản máy photocopy gồm đặt máy đúng môi trường, kiểm tra giấy, vệ sinh đúng cách, tránh nước và dị vật, sử dụng đúng công suất, chọn vật tư phù hợp, đảm bảo nguồn điện và bảo trì định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế nhiều sự cố không đáng có.
Trong trường hợp máy thường xuyên gặp lỗi, không nên tự tháo các cụm linh kiện quan trọng nếu không có chuyên môn. Việc kiểm tra bởi kỹ thuật viên phù hợp sẽ giúp xác định đúng nguyên nhân và hạn chế phát sinh hư hỏng lớn hơn.
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TỔNG HỢP MÁY VĂN PHÒNG MTP
Hotline: 0836 999 090
Email: mayphotocopymtp@gmail.com
Website: mtpcompany.vn
